양식 작성통합 경영시스템
절차서와 양식을 1:1로 연결하는 문서관리 방법
절차만 있고 기록이 없거나, 양식은 있지만 어떤 절차에서 사용하는지 불분명한 문제를 문서번호와 책임 기준으로 해결합니다.
7분 읽기ISODocu 편집팀
ISO 문서에서 절차서는 업무 방법을 설명하고, 양식은 그 절차가 실행되었다는 결과를 남깁니다. 두 문서가 연결되지 않으면 현장에서는 어떤 양식을 써야 하는지 혼란이 생기고, 심사에서는 절차의 실행 증거를 찾기 어려워집니다.
연결 기준은 문서번호·사용 시점·책임자입니다
- 절차서 본문에 관련 양식의 정확한 문서번호와 명칭을 기재합니다.
- 양식 하단이나 관리정보에 근거 절차서 번호를 표시합니다.
- 누가, 언제, 어떤 상황에서 작성하고 승인하는지 절차서에 정합니다.
- 완성된 양식은 기록으로 분류하고 보존기간과 보관책임자를 지정합니다.
| 절차서 | 연결 양식 | 기록이 남는 시점 |
|---|---|---|
| QP-001 문서 및 기록관리 절차서 | QF-001 문서 제·개정 요청서 | 문서를 신규 제정하거나 개정할 때 |
| QP-002 경영검토 절차서 | QF-002 경영검토 회의록 | 정기 또는 수시 경영검토를 실시할 때 |
| QP-003 내부심사 절차서 | QF-003 내부심사 체크리스트 | 부서·프로세스 내부심사를 수행할 때 |
| QP-004 부적합 및 시정조치 절차서 | QF-004 시정조치 보고서 | 부적합 원인과 재발방지 조치를 관리할 때 |
| QP-010 교육훈련 절차서 | QF-010 교육훈련 결과보고서 | 교육 후 참석·평가 결과를 기록할 때 |
표를 좌우로 밀어 전체 내용을 확인할 수 있습니다.
기존 문서 체계를 정리하는 4단계
- 1
전체 문서 목록화
현재 사용하는 매뉴얼, 절차서, 지침서, 양식과 외부출처 문서를 한곳에 모읍니다.
- 2
절차별 출력 기록 확인
각 절차의 실행 결과로 반드시 남아야 하는 승인, 점검, 평가 기록을 찾습니다.
- 3
번호와 명칭 동기화
절차서 본문, 양식 제목, 문서목록에서 서로 다른 번호나 오래된 명칭을 통일합니다.
- 4
실제 사용 여부 검증
최근 기록을 표본으로 확인하고 사용하지 않는 양식은 폐기하거나 절차를 현실에 맞게 개정합니다.
양식 자체에서 확인할 항목
양식번호와 개정번호가 최신이다
작성자·검토자·승인자가 구분되어 있다
작성일자와 대상 기간을 확인할 수 있다
판정 기준이나 작성 단위가 모호하지 않다
전자기록을 포함한 보존 위치와 기간이 정해져 있다
#문서관리#절차서#양식#기록관리
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