ISO 9001 협력업체 평가표에는 어떤 항목을 넣어야 하나요?
ISO 9001은 외부 공급자의 선정, 성과 모니터링, 재평가 기준과 그 결과의 기록을 요구합니다. 평가표 항목과 점수, 평가 뒤 조치를 정리했습니다.
협력업체 평가표를 만들다 보면 두 곳에서 멈추게 됩니다. 거래처가 수십 곳인데 어디까지를 평가 대상으로 볼지, 그리고 점수가 낮게 나와도 바꿀 수 없는 거래처를 평가표에 어떻게 적을지입니다. 두 질문 모두 규격이 답을 정해 주지 않아서 담당자가 직접 정해야 하는 부분입니다. 이 글은 ISO 9001이 외부 공급자에 대해 요구하는 것을 먼저 정리하고, 그 요구를 평가표 항목과 점수, 평가 뒤 조치로 옮기는 방법을 순서대로 설명합니다.
평가 대상은 어디까지인가
8.4.1은 외부에서 제공되는 것이 세 가지 경우에 해당하면 요구사항에 적합하도록 관리하라고 정합니다.
| 경우 | 내용 | 예 |
|---|---|---|
| 제품·서비스에 포함 | 외부에서 제공한 것이 조직의 제품·서비스 안에 들어감 | 원자재, 부품, 포장재 |
| 고객에게 직접 제공 | 조직을 대신해 외부 공급자가 고객에게 직접 제공함 | 직배송, 현장 설치 대행 |
| 프로세스를 외부에 위탁 | 조직이 결정해 프로세스의 일부 또는 전부를 외부에 맡김 | 외주 가공, 외주 검사, 위탁 운송 |
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- 먼저 구매 내역과 외주 내역에서 거래처 전체 목록을 만들고, 위 세 경우에 해당하는 곳을 평가 대상으로 표시합니다.
- 평가 대상에서 뺀 거래처는 빼는 기준과 이유를 문서에 적어 둡니다. 기준 없이 일부만 평가표에 올라 있으면 심사에서 나머지 거래처의 근거를 묻는 질문이 나올 수 있습니다.
- 평가 대상 목록은 구매 담당자가 거래처를 추가할 때마다 함께 갱신해야 실제 거래처와 어긋나지 않습니다.
거래처마다 관리 정도를 다르게 정한다
8.4.2는 외부 제공이 고객 요구 충족 능력에 미칠 영향과 외부 공급자 관리의 효과를 고려해 관리의 방식과 정도를 정하라고 요구합니다.
| 유형 | 관리 정도를 정하는 이유 | 관리 방식 예시 |
|---|---|---|
| 핵심 자재·부품 | 불량이 제품 품질로 바로 이어짐 | 선정 평가, 연 1회 재평가, 입고검사 |
| 외주 가공·공정 | 조직이 공정을 직접 볼 수 없음 | 선정 평가, 재평가, 납품 검사 또는 공정 확인 |
| 일반 소모품 | 제품 품질에 미치는 영향이 작음 | 거래 실적 확인으로 선정, 문제가 생기면 재평가 |
| 단독 공급자 | 대체할 거래처가 없음 | 등록 기준 확인, 성과 모니터링과 시정조치 요구를 강화 |
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평가표에 넣을 항목
평가는 거래를 시작할 때 하는 선정 평가와 거래 중에 하는 재평가로 나누면 항목이 정리됩니다.
| 항목 | 확인 내용 | 근거 자료 예 |
|---|---|---|
| 품질 관리 능력 | 검사 체계와 부적합 처리 방식, 인증 보유 여부 | 인증서 사본, 공급자 자체 점검표 |
| 기술 능력 | 요구 사양을 충족할 수 있는지 | 샘플 시험 성적서 |
| 납기 대응 | 요청한 납기를 지킬 수 있는지 | 생산능력 자료, 샘플 납품 이력 |
| 가격 | 견적 조건과 결제 조건 | 견적서 |
| 사후 대응 | 불량이나 불만이 생겼을 때 연락 체계와 대응 시간 | 담당자 지정 확인 |
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| 항목 | 산출 방식 | 자료 출처 |
|---|---|---|
| 납기 준수율 | 기한 내 납품 건수 ÷ 전체 납품 건수 × 100 | 입고 기록 |
| 입고 불합격률 | 불합격 수량 ÷ 입고 수량 × 100 | 수입검사 성적서 |
| 클레임 건수 | 평가 기간 중 접수된 품질 불만 건수 | 부적합 보고서 |
| 시정조치 이행 | 요구한 시정조치의 기한 내 회신과 완료 여부 | 시정조치 요구서, 회신 기록 |
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- 인증 보유 여부는 규격이 공급자에게 요구하는 사항이 아닙니다. 평가 항목 하나로 쓸 수는 있지만 인증이 없다는 이유만으로 거래를 제한할 근거가 되지는 않습니다.
- 재평가 항목은 숫자로 계산할 수 있는 것을 위주로 정하면 담당자가 바뀌어도 같은 기준으로 점수를 매길 수 있습니다.
점수와 등급, 평가 뒤 조치
8.4.1은 평가 활동과 그 결과에서 생기는 필요한 조치에 대해 문서화된 정보를 보유하도록 요구합니다.
| 등급 | 점수 구간 예시 | 후속 조치 예시 |
|---|---|---|
| A | 90점 이상 | 거래 유지, 재평가 주기 유지 |
| B | 80점 이상 90점 미만 | 거래 유지, 부족한 항목의 개선 요청 |
| C | 70점 이상 80점 미만 | 시정조치 요구, 입고검사 강화, 재평가 주기 단축 |
| D | 70점 미만 | 거래 중지 또는 조건부 거래, 대체 거래처 검토 |
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평가표 작성 순서
- 1
거래처 목록과 평가 대상 구분
구매 내역과 외주 내역에서 거래처 전체 목록을 만들고, 평가 대상과 제외 대상을 나눕니다. 제외하는 거래처는 기준과 이유를 적습니다.
- 2
유형별 관리 정도 결정
핵심 자재, 외주 공정, 일반 소모품, 단독 공급자처럼 유형을 나누고 유형마다 선정 평가, 재평가, 입고 확인 중 무엇을 할지 정합니다.
- 3
평가 항목과 점수 기준 정하기
선정 평가 항목과 재평가 항목을 나누어 정하고, 항목별 배점과 산출 방식을 문서에 적습니다. 배점의 합과 등급 구간도 이때 정합니다.
- 4
평가 시점과 담당자 정하기
선정 평가는 거래를 시작하기 전에, 재평가는 조직이 정한 주기에 따라 하도록 정합니다. 평가하는 부서와 승인하는 사람도 함께 적습니다.
- 5
평가 실시와 조치 기록
평가 점수와 등급을 기록하고, C등급 이하처럼 조치가 필요한 거래처에는 요구한 조치와 기한, 이행 결과를 평가표 또는 연결 문서에 남깁니다.
- 6
경영검토 입력 자료로 정리
9.3.2는 경영검토 입력에 외부 공급자의 성과를 포함하도록 요구합니다. 연간 평가 결과를 등급별 거래처 수와 주요 조치로 요약해 두면 경영검토 때 바로 쓸 수 있습니다.
심사에서 근거 자료를 요청받기 쉬운 지점
| 확인 지점 | 요청받을 수 있는 자료 | 준비 방법 |
|---|---|---|
| 평가 기준 | 공급자 평가 절차서, 평가표 양식 | 항목과 배점, 등급 구간이 문서에 적혀 있는지 확인 |
| 선정 근거 | 신규 거래처 평가 기록 | 거래 시작일보다 앞선 평가 일자를 기록 |
| 재평가 | 최근 평가 기록 | 정한 주기에 맞는 평가 일자와 평가자를 기록 |
| 평가 뒤 조치 | 시정조치 요구서와 회신 | C등급 이하 거래처의 조치와 이행 결과를 연결 |
| 성과 분석 | 경영검토 입력 자료 | 연간 평가 결과 요약 첨부 |
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자주 묻는 질문
- 협력업체 평가는 1년에 한 번 해야 하나요?
- 규격은 평가 주기를 정하지 않습니다. 8.4.1은 외부 공급자의 선정, 성과 모니터링, 재평가 기준을 조직이 정해 적용하도록 요구하므로, 공급자 유형별 영향에 맞춰 주기를 정하고 절차서에 적으면 됩니다.
- 모든 거래처를 평가해야 하나요?
- 8.4.2는 외부 제공이 미칠 영향에 따라 관리의 방식과 정도를 정하라고 요구합니다. 영향이 작은 소모품 거래처는 평가에서 제외하거나 간단한 확인으로 대신할 수 있지만, 그 기준과 이유는 문서에 적어 두어야 합니다.
- 거래처가 ISO 9001 인증이 없으면 거래할 수 없나요?
- 규격은 외부 공급자에게 인증을 요구하지 않습니다. 인증 보유 여부는 평가 항목 하나로 쓸 수 있고, 인증이 없는 거래처는 샘플 시험이나 입고검사 같은 다른 방법으로 능력을 확인할 수 있습니다.
- 평가 점수가 낮은데 바꿀 수 없는 거래처는 어떻게 기록하나요?
- 점수는 있는 그대로 기록하고 조치를 함께 적습니다. 시정조치 요구, 입고검사 강화, 재평가 주기 단축, 대체 거래처 탐색 계획처럼 거래를 이어가면서 할 수 있는 조치를 평가 결과에서 생긴 조치로 남기면 됩니다.
- 협력업체 평가 결과는 경영검토에도 들어가나요?
- 9.3.2는 경영검토 입력에 외부 공급자의 성과를 포함하도록 요구합니다. 연간 평가 결과를 등급별 거래처 수와 주요 조치로 요약해 경영검토 보고서에 연결해 두세요.
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