ISO 9001 품질매뉴얼, 꼭 써야 할까요? 작성 순서와 목차 구성
ISO 9001:2015는 품질매뉴얼을 필수 문서로 정하지 않습니다. 그래도 두려는 조직을 위해 담을 내용과 4~10장 구성, 작성 순서를 정리했습니다.
인터넷에서 내려받은 품질매뉴얼 샘플을 열어 보면 규격 문장을 그대로 옮겨 적은 문서가 많습니다. 이런 문서는 분량은 두꺼운데, 우리 회사의 어느 부서가 무엇을 하는지는 어디에도 쓰여 있지 않습니다. 매뉴얼을 쓰기 전에 먼저 정할 것은 두 가지입니다. 매뉴얼이 규격의 필수 문서인지, 그리고 둔다면 무엇을 담아 어떤 문서와 연결할지입니다. 이 글은 두 질문에 차례로 답하고, 장별 기재 내용과 작성 순서를 표로 정리했습니다.
품질매뉴얼은 필수 문서인가
ISO 9001:2008 판은 품질매뉴얼을 요구했지만 2015 판은 매뉴얼이라는 이름의 문서를 요구하지 않습니다.
| 항목 | ISO 9001:2008 | ISO 9001:2015 |
|---|---|---|
| 품질매뉴얼 | 4.2.2에서 작성하고 유지하도록 요구함 | 매뉴얼이라는 이름의 문서를 요구하지 않음 |
| 적용범위 | 품질매뉴얼에 적용 제외 사항과 그 정당성을 포함 | 4.3에서 적용범위를 문서화된 정보로 이용 가능하게 하도록 요구함 |
| 프로세스 상호작용 | 품질매뉴얼에 기술하도록 요구함 | 4.4.2에서 필요한 범위에서 문서화된 정보를 유지하고 보유하도록 요구함 |
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- 매뉴얼을 두지 않기로 해도 적용범위(4.3)와 품질방침(5.2.2) 같은 문서화된 정보는 규격이 요구하므로 따로 갖추어야 합니다.
- 매뉴얼을 두는 조직은 보통 신규 입사자와 심사원에게 품질경영시스템 전체를 한 문서로 설명하려는 목적을 가집니다.
- 매뉴얼은 부서마다 흩어진 절차서와 양식이 어디에 있는지 알려 주는 안내 문서로도 쓰입니다.
- 고객이나 업종 규정이 매뉴얼을 요구하는 경우도 있으므로 계약 조건과 업종 요건을 먼저 확인하세요.
매뉴얼에 담을 다섯 가지 내용
2008 판의 매뉴얼 요구를 참고해 2015 판에서도 매뉴얼에 두기 쉬운 내용을 정리했습니다.
| 구성 항목 | 담는 내용 | 관련 조항 |
|---|---|---|
| 적용범위 | 대상 제품·서비스, 사업장, 적용하지 않는 요구사항과 그 이유 | 4.3 |
| 품질방침·목표 | 방침 문구, 목표를 관리하는 방법, 방침을 보관하고 알리는 방법 | 5.2, 6.2 |
| 프로세스 현황 | 프로세스 목록, 입력과 출력, 담당 부서, 프로세스 사이의 연결 | 4.4 |
| 조직과 책임 | 조직도, 직책별 책임과 권한 | 5.3 |
| 문서 연결표 | 규격 조항별로 대응하는 절차서와 양식의 문서번호 | 7.5 |
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4장부터 10장까지 장별 기재 내용
품질매뉴얼 본문은 규격의 4장부터 10장 순서를 따르면 심사원이 찾기 쉽습니다.
| 장 | 매뉴얼에 적을 내용 | 연결할 문서 예 |
|---|---|---|
| 4장 조직의 상황 | 조직 이슈와 이해관계자 요구사항, 적용범위, 프로세스 구성 | 적용범위 기술서, 프로세스 목록 |
| 5장 리더십 | 품질방침, 최고경영자의 책임, 직책별 책임과 권한 | 품질방침, 조직도, 업무분장표 |
| 6장 기획 | 위험과 기회를 다루는 방법, 품질목표와 달성 계획 | 위험·기회 관리표, 품질목표 관리표 |
| 7장 지원 | 자원, 역량과 교육훈련, 문서화된 정보 관리 방법 | 문서관리 절차서, 교육훈련 기록 |
| 8장 운영 | 고객 요구 접수부터 인도까지의 흐름, 외부공급자 관리 | 영업·구매·생산 절차서, 공급자 평가표 |
| 9장 성과평가 | 모니터링과 측정, 내부심사, 경영검토 방법 | 내부심사 절차서, 경영검토 보고서 양식 |
| 10장 개선 | 부적합과 시정조치, 지속적 개선 방법 | 시정조치 관리대장, 시정조치 보고서 |
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- ISO 14001과 ISO 45001도 4장부터 10장까지 같은 순서의 구조를 씁니다. 이 구성은 두 규격의 매뉴얼에도 응용할 수 있습니다.
- 장마다 규격 문장을 옮기지 말고 우리 조직에서 누가, 언제, 어떤 기록으로 하는지를 적습니다.
- 상세한 수행 방법은 절차서에 두고 매뉴얼에는 요약과 연결 문서번호만 적으면 두 문서가 서로 어긋나는 일이 줄어듭니다.
매뉴얼 작성 순서
- 1
적용범위와 제외 사항 결정
인증받을 제품·서비스와 사업장을 정하고, 적용하지 않는 요구사항이 있으면 그 이유를 함께 정리합니다.
- 2
프로세스 목록 정리
영업, 구매, 생산, 검사처럼 실제로 하는 일을 프로세스로 나누고 담당 부서와 입력·출력을 적습니다.
- 3
기존 문서 목록 대조
이미 쓰고 있는 절차서, 지침서, 양식을 모아 장별로 분류합니다. 규격 요구에 비해 없는 문서가 무엇인지 이 단계에서 드러납니다.
- 4
장별 초안 작성
4장부터 10장까지 우리 조직의 방식을 누가, 언제, 어떤 기록으로 하는지 순서로 씁니다. 상세 방법은 절차서 번호로 연결합니다.
- 5
부서 검토와 최고경영자 승인
7.5.2는 문서화된 정보를 만들거나 갱신할 때 적절성과 충족성을 검토하고 승인하도록 요구합니다. 부서별 검토를 거쳐 승인자를 정하고 개정 이력을 남깁니다.
자주 묻는 질문
- ISO 9001 품질매뉴얼은 반드시 있어야 하나요?
- ISO 9001:2015는 품질매뉴얼이라는 이름의 문서를 요구하지 않습니다. 다만 적용범위(4.3)와 품질방침(5.2.2)처럼 규격이 문서화된 정보로 요구하는 항목은 매뉴얼을 두든 두지 않든 갖추어야 합니다.
- 품질매뉴얼은 몇 쪽으로 쓰는 것이 좋은가요?
- 규격은 분량을 정하지 않습니다. 매뉴얼은 시스템의 요약과 연결 문서번호를 담는 문서로 두고, 상세한 수행 방법은 절차서에 적으면 분량을 조직의 규모에 맞게 유지하기 쉽습니다.
- 인터넷에서 받은 매뉴얼 샘플을 그대로 써도 되나요?
- 샘플의 목차 구성은 참고할 수 있지만 적용범위, 프로세스, 부서 이름, 기록 이름은 조직의 실제 내용으로 바꾸어야 합니다. 현장과 다르게 적힌 문장은 심사에서 설명하기 어렵습니다.
- ISO 14001이나 ISO 45001 매뉴얼도 같은 구성으로 쓰나요?
- 두 규격도 4장부터 10장까지 같은 순서의 구조를 씁니다. 장 순서는 같게 가져가되 환경측면이나 위험성평가처럼 각 규격이 요구하는 내용은 해당 규격 본문을 기준으로 따로 적습니다.
- 품질매뉴얼은 누가 승인하나요?
- 규격은 승인자를 정하지 않습니다. 7.5.2는 문서화된 정보를 만들거나 갱신할 때 적절성과 충족성을 검토하고 승인하도록 요구하므로, 조직이 승인 권한자를 정해 문서의 승인란에 기록합니다.
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